Energo Pro

Felix Augusto Vargas Cantillo <felix.vargas@gmail.com>

Mon, Feb 16, 3:30 PM

to p.giraldo

Buenas tardes Paula,

Para avanzar con la propuesta técnica y económica del desarrollo de la Web App de Registro de Proveedores, es fundamental precisar algunos aspectos sobre la interoperabilidad con su sistema Siesa.

Con el fin de garantizar una solución robusta y alineada con sus procesos contables, agradecería su apoyo respondiendo las siguientes inquietudes:

1. Infraestructura y Acceso

Versión de Siesa: ¿Qué versión exacta de Siesa utilizan actualmente (ej. Siesa Cloud, Enterprise local, Pyme)?

Módulo de Integración: ¿Cuentan con el licenciamiento activo para el Integration Hub, API REST o Web Services (SOAP)?

Ambiente de Pruebas: ¿Disponemos de un entorno de Sandbox o pruebas para realizar los tests de inserción de datos sin afectar la operación real?

2. Definición de Datos (Maestro de Terceros)

Campos Obligatorios: ¿Podrían compartirnos el esquema de campos requeridos por su configuración de Siesa para la creación de un nuevo "Tercero" (Proveedor)?

Lógica de Validación: ¿Siesa debe validar la existencia del NIT en tiempo real o el registro pasará por una etapa de aprobación previa en la Web App antes de ser enviado al ERP?

3. Gestión Documental

Archivos Adjuntos: El registro suele requerir documentos (RUT, Cámara de Comercio, etc.). ¿Prefieren que estos archivos se almacenen dentro de Siesa o que la Web App los gestione en un repositorio externo y solo entregue el enlace al registro?

4. Seguridad y Autenticación

Protocolo de Conexión: ¿El acceso al servidor de Siesa se realiza de forma directa a través de una IP pública autorizada o requiere el uso de una VPN?

5. Requerimientos Particulares del Proyecto

Lógica de Negocio: Adicional a lo anterior, quedamos a la espera de cualquier requerimiento particular o regla de negocio específica que consideren fundamental incluir en este desarrollo (ej. flujos de aprobación específicos, notificaciones automáticas, etc.) para que la propuesta sea lo más precisa posible.

Quedo atento a estos detalles y a cualquier documentación adicional de sus requerimientos particulares para ajustar el alcance técnico.

atentamente,

FELIX VARGAS

Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Wed, Feb 18, 1:07 PM

Buenas tardes Felix,

Para responder un poco a tus preguntas y avanzar en la cotizacion te cuetno que actualmente contamos con SIESA cloud y posteriormente tendremos el modulo de SIESA conecta, donde se podra tener acceso a travez de Appi, en este momento contamos con conexion a VPN pero a veces presenta problemas, por tanto la necesidad del módulo " Conecta".

Contacomo con ambiente de prueba donde se podra validar la integracion inicialmente antes de sacar en productivo.

Al interior de la compañia hemos identificado unos puntos importantes, que nos gustaría abarcar con el portal de proveedores

Importante definir el tiempo estimado de implementación.

A continuacion te comparto los requerimiento particulares:

1. Modelo de inicio y control del proceso

El proceso de creación de proveedores no será de acceso libre.

Debe implementarse un modelo basado en tickets, donde:

· El proceso inicia exclusivamente por un administrador de contrato interno, autenticado en la plataforma.

· El administrador crea un ticket de creación de proveedor registrando:

o Nombre del proveedor

o Datos de contacto del responsable del registro

o Tipo de proveedor

· El sistema envía automáticamente al proveedor un link seguro para completar su registro.

2. Tipificación avanzada de proveedores

El sistema debe soportar, como mínimo, los siguientes perfiles excluyentes con el formulario de creación respectivo para :

3. Persona natural

4. Persona jurídica – Pequeña empresa

5. Persona jurídica – Mediana o gran empresa

6. (Si aplica) Persona Expuesta Públicamente (PEP)

Cada perfil debe activar formularios, documentos y requisitos de cumplimiento y diferenciados, definidos desde el inicio por el administrador del contrato.

7. Flujo por etapas y control de completitud

El registro del proveedor debe:

· Estar estructurado en etapas secuenciales.

· No permitir el envío de información hasta completar el 100% de los campos y documentos exigidos.

· Mostrar progreso del registro.

· Permitir guardado parcial y reanudación posterior.

8. Dashboard de seguimiento interno

El administrador del contrato debe contar con un dashboard que permita:

· Visualizar el estado de cada ticket.

· Ver el avance del proveedor en tiempo real.

· Hacer seguimiento activo del proceso.

9. Automatización inteligente (IA / OCR)

La solución debe incluir desde su fase inicial:

· Extracción automática de datos desde documentos cargados (RUT, Cámara de Comercio, documentos de identidad).

· Uso de OCR y/o modelos de IA para autocompletar campos relevantes, reduciendo la digitación manual.

Este componente no se considera opcional ni fase posterior.

10. Flujo de cierre contable

Una vez el proveedor complete el registro:

· El flujo debe pasar al área contable, que será la única responsable de:

o Asignar el tratamiento tributario correspondiente.

· Con esta asignación se da cierre al proceso y se habilita el proveedor en SIESA.

11. Docking / lanzadera de aplicaciones SIESA

Adicionalmente, el portal debe funcionar como plataforma única de acceso para los administradores de contrato, incorporando:

· Un docking o lanzadera de las diferentes aplicaciones de SIESA actualmente utilizadas (ERP principal, legalizaciones de gastos, entre otras).

· El objetivo es eliminar la necesidad de múltiples usuarios y contraseñas, centralizando la experiencia en una sola plataforma web.

12. UX como componente obligatorio

La propuesta debe garantizar:

· La participación de un profesional UX dedicado dentro del equipo de desarrollo.

· Diseño de flujos, prototipos y validaciones de usabilidad.

· UX será considerado un criterio crítico de aceptación del proyecto.

13. Validación de Cumplimiento automatizada en nivel 1, y generación de ticket de cumplimiento cuando nivel 1 no sea superado y requiera nivel 2 (intervención humana)

Otras consideraciones:

Acceso web mediante navegador (PC, tablet o móvil)

Actualización de proveedores existentes

Carga y almacenamiento de documentación en repositorio de la compañía

Descarga de documento desde el portal

Validaciones básicas de campos obligatorios

Notificación por correo electrónico cuando: Un proveedor completa su registro

Un proveedor actualiza información o documentos

Envío de alertas al proveedor y al usuario administrativo definido por el cliente

Cualquier inquietud adicional, estaré atenta.

Cordialmente,

Paula Giraldo Uribe

Financial & Adm Management

m. +57 3004860768

e. p.giraldo@energo-pro.com

w. www.energo-pro.com

---

Gmail Felix Vargas <felix.vargas@gmail.com>

Informacion adicional portal de proveedores

8 messages

Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com> Mon, Mar 2, 2026 at 11:01 AM

To: Felix Augusto Vargas Cantillo <felix.vargas@gmail.com>

Feliz hola

Te envió información que requerías para completar cotización.

Entre las 4 sociedad que tiene Energo hay 230 proveedores de los cuales 142 son jurídicos, 81 persona natural y 7 proveedor del exterior (P.jurídica). Para efectos de la cotización puedes tomar alrededor de 250 a 300.

Los documentos requeridos para P. Natural son:

Copia de cedula

RUT

Formulario de conocimiento firmado (solo creación inicial)

Certificación bancaria

Formulario PEP (si aplica)

P. Juridica.

RUT

Certificado de existencia y representación legal (no mayor a30 dias)

Formulario de conocimiento firmado (solo creación inicial)

Certificación bancaria

Certificado composición accionaria firmado por Revisor fiscal o contador

Certificación con la información de beneficiarios finales

Formulario PEP (si aplica)

P. Natural predial.

Copia de cedula

RUT

Formulario de conocimiento firmado (solo creación inicial)

Certificación bancaria

Carta recepción de cheque y exoneración de responsabilidad

Formulario PEP (si aplica)

Autorización escrita por propietarios o poseedor a favor del tercero que recibe el pago

PEP

Formulario de conocimiento firmado (solo creación inicial)

Envió imagen del formulario de conocimiento a diligenciar para que dimensiones los campos que debería tener el link, Cualquier duda estamos atentos.

Cualquier información adicional, estoy atenta.

Cordialmente,

Paula Giraldo Uribe





Financial & Adm Management

m. +57 3004860768

e. p.giraldo@energo-pro.com

w. www.energo-pro.com

Felix Augusto Vargas Cantillo <felix.vargas@gmail.com> Mon, Mar 2, 2026 at 3:22 PM

To: Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Hola Paula,

Muchas gracias por la información compartida; es muy útil para ajustar la cotización.

Con base en esto, procederé a darte acceso a un prototipo funcional del portal. El objetivo es que puedan interactuar directamente con la herramienta y validar cómo se ajusta a sus necesidades.

En caso de que lo requieran, podemos programar una presentación para explicar el funcionamiento del prototipo, resolver dudas y mostrarles las potenciales capacidades futuras que tendrá la aplicación.

Quedo atento a tus comentarios para coordinar los siguientes pasos.

Saludos,

Felix Vargas

[Quoted text hidden]

Felix Augusto Vargas Cantillo <felix.vargas@gmail.com> Fri, Mar 6, 2026 at 10:45 AM

To: Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Hola Paula,

Tal como lo conversamos, te hago llegar el acceso al prototipo del portal. El objetivo es que puedan validar las funcionalidades y la flexibilidad que ofrece un desarrollo a la medida.

Acceso al Portal de Proveedores:

Puedes ingresar en el siguiente enlace: https://energo-pro.fdata.co/portal.

Ten en cuenta que el acceso al registro de información se realiza mediante un "magic link" generado desde la aplicación administrativa. Puedes usar este ejemplo: https://energo-pro.fdata.co/portal/register?ticket=449a1ca6-4ce3-44f8-8eb8-d99098de9796

Acceso al Área Administrativa:

Enlace: https://energo-pro.fdata.co/admin

Correo: admin2@energo-pro.com

Contraseña: Admin2024!

En este panel administrativo podrás visualizar el dashboard, la lanzadera de aplicaciones e interfaces funcionales para la creación de tickets, sociedades y usuarios. Es importante mencionar que, al ser un prototipo, funciones como el análisis OCR/IA aún no han sido implementadas.

La lista de tickets a proveedores con la creación de enlaces es prácticamente funcional al 100%

Quedo atento a tus comentarios e inquietudes, así como a cualquier nueva idea que deseen explorar para este desarrollo.

Saludos,

Felix Vargas

[Quoted text hidden]

Felix Augusto Vargas Cantillo <felix.vargas@gmail.com> Tue, Mar 10, 2026 at 1:11 PM

To: Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Hola Paula,

Espero que estés muy bien.

Siguiendo con nuestra conversación y tras la revisión del prototipo del portal, adjunto envío la propuesta formal para el desarrollo de la aplicación a medida para Energo-pro

Esta propuesta contempla la gestión de los 230 proveedores de las 4 sociedades, incluyendo los flujos específicos para personas jurídicas, naturales, proveedores del exterior y prediales. Hemos integrado los requisitos de documentación que me compartiste, como el RUT, certificaciones bancarias, formularios de conocimiento y validaciones PEP, asegurando que la herramienta cubra todas las necesidades de recolección de información y validación.

En el documento adjunto podrás encontrar el detalle de:

• Alcance del proyecto: Incluyendo el panel administrativo y el portal de registro para proveedores.
• Cronograma de implementación: Fases de desarrollo hasta la puesta en marcha.
• Costos: Basados en el volumen de 250 a 300 proveedores proyectados.
• Funcionalidades avanzadas: Estimación para la futura implementación de análisis OCR/IA.

Quedo atento a tus comentarios para revisar cualquier ajuste necesario o agendar una reunión para explicar los puntos detallados en el documento.


Muchas gracias por tu tiempo y por la información proporcionada para este proceso.

Saludos,

Felix Vargas

[Quoted text hidden]

2 attachments

Propuesta_EnergoPro_Siesa_Connekta_v2 (1).pdf

143K

Ficha_Tecnica_EnergoPro_Proveedores (1).pdf

76K

Stephania Giraldo <s.giraldo@energo-pro.com> Tue, Mar 31, 2026 at 5:26 PM

To: "felix.vargas@gmail.com" <felix.vargas@gmail.com>

Cc: Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Hola, Félix, buenas tardes. Espero te encuentres muy bien.

Nos encontramos interesados en conocer más sobre el desarrollo, por lo que quisiera proponerte realizar una presentación del mismo y de la oferta el próximo jueves 9 de abril a las 2:00 p. m.

A continuación, comparto los correos para la respectiva citación:

C.chaparro@energo-pro.com

N.quintero@energo-pro.com

M.duplat@energo-pro.com

P.giraldo@energo-pro.com

L.perez@energo-pro.com

S.giraldo@energo-pro.com

Quedamos atentas a tu confirmación.

Muchas gracias.

Cordialmente,

Stephania Giraldo Coronado

Administrative and Procurement Professional

m. +57 304 6802051

e. s.giraldo@energo-pro.com

w. www.energo-pro.com

De: Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Enviado: martes, 17 de marzo de 2026 15:30

Para: Stephania Giraldo <s.giraldo@energo-pro.com>

Asunto: FW: Informacion adicional portal de proveedores

FYI

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Stephania Giraldo <s.giraldo@energo-pro.com> Tue, Mar 31, 2026 at 5:28 PM

To: "felix.vargas@gmail.com" <felix.vargas@gmail.com>

Cc: Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Hola, Félix, buenas tardes. Espero te encuentres muy bien.

Nos encontramos interesados en conocer más sobre el desarrollo, por lo que quisiera proponerte realizar una presentación del mismo y de la oferta el próximo viernes 10 de abril 11 am.

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Stephania Giraldo <s.giraldo@energo-pro.com> Wed, Apr 1, 2026 at 12:40 PM

To: "felix.vargas@gmail.com" <felix.vargas@gmail.com>

Cc: Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Felix buenas tardes, en esta fecha y horario que te indique el día de ayer no tenemos disponibilidad. No agendar presentación aun, te contacto nuevamente apenas tenga confirmación de agendas.

Muchas gracias.

Cordialmente,

Stephania Giraldo Coronado

Administrative and Procurement Professional

m. +57 304 6802051

e. s.giraldo@energo-pro.com

w. www.energo-pro.com

De: Stephania Giraldo <s.giraldo@energo-pro.com>

Enviado: martes, 31 de marzo de 2026 17:28

Para: felix.vargas@gmail.com <felix.vargas@gmail.com>

Cc: Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Asunto: RE: Informacion adicional portal de proveedores

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Felix Augusto Vargas Cantillo <felix.vargas@gmail.com> Wed, Apr 1, 2026 at 3:17 PM

To: Stephania Giraldo <s.giraldo@energo-pro.com>

Cc: Paula Giraldo <p.giraldo@energo-pro.com>

Listo, recibido, quedo atento! gracias.

Felix.

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